Wie die enviaM-Gruppe neuen Kollegen den Jobeinstieg erleichtert

Ein neuer Job, ein neues Unternehmen, neue Kollegen: Ein Schritt, der für viele mit Unsicherheiten verbunden ist. Die enviaM-Gruppe hat einen Weg gefunden, neue Mitarbeitende bereits vor ihrem ersten Arbeitstag digital mit dem Unternehmen zu verbinden – nämlich per App. Wie das genau funktioniert und welche Funktionen die App beinhaltet, erklärt Peter Zimmer, Projektleiter im Bereich Personal-IT.

Peter, seit wann bist du in der enviaM-Gruppe und was genau machst du bei uns?

Gestartet bin ich im Juli 2023 im Bereich Personal-IT. Mein Fokus liegt auf IT-Architekturen und der Optimierung bestehender Personalprozesse. Dabei bin ich Schnittstellenmanager zwischen den Bereichen Personal und IT sowie zu externen Dienstleistern.

Wie kam es zum Projekt "Pre-Boarding App"?

In der enviaM-Gruppe wird gerade massiv Personal aufgebaut. Die Lage am Bewerbermarkt ist allerdings sehr herausfordernd. Stichwort: Fachkräftemangel. Deshalb stellen wir Employer Branding, Recruiting und Onboarding in den Mittelpunkt unserer Aktivitäten. Das ist enorm wichtig und birgt Wettbewerbsvorteile.
Dabei ist uns aufgefallen, dass es eine Art luftleeren Raum gibt zwischen der Entscheidung für einen Bewerber und dessen ersten Arbeitstag. Wer schon mal einen neuen Job angetreten hat, kennt es bestimmt: Der Arbeitsvertrag ist unterzeichnet und dann herrscht Funkstille.

Und da setzt ihr an?

Genau. Onboarding kennen ja die meisten. Das sind alle Maßnahmen, um neue Mitarbeitende ab dem ersten Arbeitstag optimal in ihre Stelle einzuarbeiten. Pre-Boarding greift schon viel früher und nimmt den Onboardee (also, den Neuen) direkt nach Vertragsunterzeichnung an die Hand, noch bevor er jemals einen Fuß ins Unternehmen gesetzt hat. Dafür haben wir gemeinsam mit unserem Dienstleister Talmundo eine Pre-Boarding App erstellt. Den Zugang zur App erhält der Onboardee automatisch mit seinen Vertragsunterlagen.

Was beinhaltet die App?

Informationen rund um die enviaM-Gruppe und unsere Unternehmenskultur. Außerdem gibt es ergänzende Hinweise zum Arbeitsvertrag: Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub und Benefits. Die Infos werden immer nahbar und auf Augenhöhe kommuniziert, ganz ohne Informationsflut.
Außerdem können Onboardee, Führungskraft und der Buddy – ein Kollege, der den Onboardee in den ersten Tagen im Unternehmen begleitet – durch die App jeweils Kontakt zueinander aufnehmen und sich austauschen.
Für die Führungskraft gibt es noch einen eigenen Bereich, den Aufgabenmanager, der zeitlich aufeinander abgestimmte Checklisten und To Do’s beinhaltet, damit alle für den ersten Arbeitstag startklar sind.

Welchen Vorteil hat die App?

Die App-Inhalte geben Onboardees einen Informationsvorsprung. Zudem fördern wir die Kommunikation zwischen den Fachbereichen und den neuen Mitarbeitenden. Ein Austausch sowie erste Kontakte ins Team finden statt. Fragen können schon vorab geklärt werden. Das erleichtert die Arbeitsfähigkeit am ersten Tag ungemein.
Die App vereinheitlicht auch Prozesse. Früher hat jeder Fachbereich das Onboarding so organisiert, wie er es für richtig hielt. Nun haben wir einen einheitlichen Wegweiser, an dem sich die Führungskräfte mit wenig Aufwand entlanghangeln können.
Was wir nicht unterschätzen dürfen: Der Grundstein zur Mitarbeiterbindung wird bereits vor dem ersten Arbeitstag gelegt. Wir zeigen neuen Kolleginnen und Kollegen, was wir alles zu bieten haben und wie toll es bei uns ist. Das reduziert die Absprungwahrscheinlichkeit erwiesenermaßen.

Die App macht unseren Onboarding-Prozess also erfolgreicher?

Richtig. Wenn Onboarding erfolgreich umgesetzt wird, reduziert es die Fluktuation innerhalb der Probezeit und setzt gleichzeitig den Grundstein für eine langfristige Mitarbeiterbindung.
Gutes Onboarding hilft auch dem bestehenden Team. Durch einheitliche, transparente Prozesse entsteht weniger Stress für alle Beteiligten. Denn auch die Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeitender bedeutet für die Fachbereiche enorm viel Aufwand und Energie. Hier schafft die App Abhilfe.
Und natürlich wollen wir mit dem neuen Prozess auch unseren Ruf am Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber festigen und weitere Talente für uns gewinnen.

Wird die App weiterentwickelt bzw. kommen neue Funktionen hinzu?

Aktuell ist die App nur für Fachkräfte zugänglich. Wir möchten sie auf Azubis und Werkstudierende ausweiten. Und es ist denkbar, die App so weiterzuentwickeln, dass sie auch fürs Onboarding ab Jobantritt genutzt werden kann.

Wo hakt es in der enviaM-Gruppe aktuell noch in Sachen Onboarding?

Jeder Fachbereich geht unterschiedlich an die Einstellung neuer Mitarbeiter heran, und das ist mal mehr, mal weniger erfolgreich. Da sind wir aber dran. Es ist wichtig, Transparenz für alle Stakeholder in den einzelnen Prozessschritten zu schaffen. Wir konnten bereits eine deutliche Verbesserung der Prozesse rund um die Arbeitsfähigkeit (z. B. Zugangsdaten zu IT-Hard-/Software) erreichen.

Du wohnst in Weimar und arbeitest fast komplett von zuhause aus. Wie lief dein Onboarding?

In den ersten Arbeitstagen war ich oft vor Ort im Büro, um meine IT-Hardware entgegenzunehmen und natürlich mein Team kennenzulernen. Ich habe einen strukturieren Einarbeitungsplan erhalten mit regelmäßigen Check-ins und Feedback-Terminen. Auch mein Buddy hat mich unterstützt. Bei der Onboarding Woche habe ich dann die DNA der enviaM-Gruppe kennengelernt. Es lief insgesamt also ganz gut!

Einen idealen Start ins Berufsleben bietet unser Traineeprogramm. Mit Recuiterin Annette plaudern wir über die Besonderheiten der Gen Z am Arbeitsmarkt. Wie die enviaM-Gruppe Diversität fördert, erzählen wir in diesem Beitrag.

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